Warum „Schickst du mir das kurz?“ der HR ein Vermögen kostet

Es gibt einen Satz, der in österreichischen Organisationen so sicher fällt wie das Amen im Gebet und er kostet uns jedes Jahr ein kleines Vermögen:

„Du, schickst du mir bitte kurz den Prozess dazu?“

Was harmlos klingt, ist in Wahrheit das Symptom einer tiefsitzenden Informations-Insolvenz. Prozesse existieren, Richtlinien sind dokumentiert, Entscheidungen wurden getroffen – aber sie sind nicht dort, wo sie gebraucht werden. Oder nicht in der Form, die handlungsfähig macht.

Was dann passiert, kennen wir alle:
Irgendwer schickt ein PDF.
Ein anderer einen Link zu einer SharePoint-Seite, die „bald aktualisiert wird“.
Ein dritter ergänzt: „Frag am besten die HR.“

Am Ende finden Fragen ihren Weg nicht zu klaren Antworten, sondern zu bekannten Anlaufstellen. Nicht, weil das so geplant ist, sondern weil der Organisation ein stabiles, gemeinsames Referenzsystem fehlt. Wissen bleibt an Personen gebunden statt im System verankert. Wenn einzelne Wissensknoten wegfallen, verliert das System spürbar an Orientierung.

Dieses Bauchgefühl ist kein kulturelles Wehklagen, sondern messbar. Eine Studie des American Productivity & Quality Center (APQC) zeigt, dass in Organisationen ein erheblicher Teil der verfügbaren Arbeitszeit durch Produktivitätsverluste gebunden ist. Unter anderem durch Informationssuche, Abstimmungsschleifen und fehlende Klarheit über Prozesse. Allein für die Suche nach Informationen fallen im Durchschnitt rund 2,8 Stunden pro Woche an. Weitere Zeit geht für Klärungen, Rückfragen und Koordination verloren. In Summe geht so rund ein Viertel der Arbeitszeit für Tätigkeiten verloren, die keinen direkten Wertbeitrag leisten.

Und genau hier liegt der Denkfehler vieler Digitalisierungs- und KI-Initiativen:
Wir versuchen, Geschwindigkeit zu erhöhen, obwohl die Reibung ungelöst ist.
Wir reden über Automatisierung, obwohl Orientierung fehlt.

Die nächste Produktivitätswelle im Jahr 2026 heißt daher nicht „KI“.
Sie heißt Klarheit.

Klarheit darüber, was gilt.
Wo es steht.
Und wer sich darauf verlassen kann.

1. Der Wissens-Notar statt der Hotline
Ein internes System, das ausschließlich auf freigegebene HR-Dokumente zugreift und jede Antwort mit Quellen versieht. Kein Bauchgefühl, keine Interpretation, sondern nachvollziehbare Referenzen. Das Organisationsgedächtnis wird unabhängig von Personen – und endlich skalierbar.

2. Der Meeting-Notar
Meetings scheitern selten an Engagement, sondern an Nachvollziehbarkeit. KI kann Entscheidungen, Verantwortlichkeiten und nächste Schritte in Minuten festhalten. Nicht, um Menschen zu ersetzen – sondern um Führung zu entlasten.

3. Die Einschulungs-Maschine
Onboarding scheitert selten am Inhalt, sondern am Timing. KI übersetzt Prozesse in Micro-Learning: drei Minuten, handlungsorientiert, genau dann, wenn der Mitarbeiter sie braucht. Lernen wird situativ – nicht seminaristisch.

4. Psychologische Sicherheit durch Human-in-the-Loop
Wahre Akzeptanz entsteht, wenn KI Vorschläge macht, nicht Entscheidungen trifft. HR bleibt Übersetzer, Einordner und Korrektiv. Effizienz gewinnt – ohne Empathie zu verlieren.

Wer vorne sein will, beginnt nicht mit „mehr KI“. Er beginnt mit weniger Reibung.

Paradoxerweise wird unsere Arbeit dadurch menschlicher – weil wir endlich wieder Zeit haben für das, was uns wirklich ausmacht: Coaching, Kultur und Entwicklung.

Gemeinsam weiterdenken? 

Für Teams, die das Thema Führung ganzheitlich neu denken wollen, haben Jürgen Bogner und Nina Haberlehner die Hybrid Intelligence Academy ins Leben gerufen. Dort verbinden wir technologische Souveränität (KI) mit emotionaler Intelligenz (EQ). Denn die beste Hardware nutzt nichts ohne die passende Heartware am Steuer.

Vielleicht sehen wir uns bald für einen Austausch auf Augenhöhe?