Payroll unter Druck: Warum moderne Entgeltabrechnung heute mehr leisten muss
Die Entgeltabrechnung gehört zu den Prozessen, bei denen es keinen Spielraum für Fehler gibt. Monat für Monat müssen Zahlen stimmen, Fristen eingehalten und gesetzliche Vorgaben korrekt umgesetzt werden. Gleichzeitig verändern sich jedoch die Rahmenbedingungen laufend: neue gesetzliche Regelungen, individuelle Sonderfälle, kurzfristige Korrekturen sowie steigende Anforderungen an Transparenz und Dokumentation.
Was nach einem stabilen Routineprozess klingt, ist in der Praxis oft ein hochkomplexes Zusammenspiel aus Fachwissen, manuellen Eingriffen und Abstimmungen mit unterschiedlichen Bereichen. Je mehr Ausnahmen, Schnittstellen und gesetzliche Änderungen hinzukommen, desto größer wird der Aufwand, um die notwendige Sicherheit in der Abrechnung zu gewährleisten. In vielen Unternehmen bindet die Entgeltabrechnung dadurch immer mehr Zeit und Aufmerksamkeit – Zeit, die an anderer Stelle fehlt.
Genau diese zunehmende Komplexität bringt klassische Payroll-Ansätze oftmals an ihre Grenzen. Systeme und Prozesse, die stark auf manuelle Eingriffe, isolierte Datenquellen oder historisch gewachsene Abläufe angewiesen sind, lassen sich nur schwer an neue Anforderungen anpassen. Statt Stabilität entsteht zusätzlicher Abstimmungsaufwand, statt Entlastung steigt das Risiko von Fehlern und Verzögerungen. Die Entgeltabrechnung entwickelt sich damit zunehmend vom verlässlichen Hintergrundprozess zu einem kritischen Engpass.
Die Auswirkungen zeigen sich im operativen Alltag deutlich. Viele Unternehmen sehen sich heute mit einer Kombination aus mehreren Herausforderungen konfrontiert, die sich gegenseitig noch verstärken.
In zahlreichen Organisationen ist die Payroll weiterhin von manuellen Tätigkeiten geprägt. Datenerfassung, Korrekturen und Prüfungen erfolgen teilweise händisch, was nicht nur zeitaufwendig ist, sondern auch die Fehleranfälligkeit erhöht. Studien zufolge sind durchschnittlich rund 22 % der Abrechnungen fehlerhaft – ein Wert, der das Ausmaß des Risikos verdeutlicht. Je komplexer Vergütungsmodelle, Zuschläge oder Sonderregelungen werden, desto größer wird der Aufwand, diese manuell korrekt abzubilden.
Die gesetzlichen Rahmenbedingungen in der Entgeltabrechnung ändern sich laufend. Steuerliche Anpassungen, neue Meldepflichten oder kollektivvertragliche Vorgaben müssen zeitnah umgesetzt werden. Ohne geeignete Systeme und Prozesse ist es kaum möglich, diese Änderungen dauerhaft sicher und nachvollziehbar abzubilden. Fehler oder Verzögerungen können erhebliche rechtliche und finanzielle Folgen mit sich bringen.
Parallel dazu verschärft der Fachkräftemangel die Situation. Qualifizierte Payroll-Spezialistinnen und Spezialisten sind schwer zu finden, während das erforderliche Fachwissen kontinuierlich zunimmt. Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, vorhandenes Know-how zu sichern und gleichzeitig die steigende Arbeitsbelastung zu bewältigen. Nicht selten führt dies zu Überlastung oder zu Überlegungen, Teile der Payroll oder die Payroll als Ganzes auszulagern.
In vielen Unternehmen tragen auch die historisch gewachsenen IT-Landschaften zu diesem Problem bei: Unterschiedliche Systeme für HR, Zeitwirtschaft und Abrechnung erschweren durchgängige Prozesse. Medienbrüche, doppelte Datenhaltung und fehlende Automatisierung sind häufige Folgen. Eine moderne Entgeltabrechnung erfordert jedoch integrierte Abläufe: von den HR-Stammdaten bis zur Abrechnung.
Hybride Arbeitsmodelle, flexible Beschäftigungsformen oder neue Vergütungsmodelle erhöhen die Anforderungen zusätzlich. Payroll-Prozesse müssen heute deutlich flexibler sein als noch vor einigen Jahren, um schnell auf neue Rahmenbedingungen reagieren zu können.
Angesichts dieser Entwicklungen wird deutlich, dass Entgeltabrechnung heute mehr leisten muss als die reine Berechnung von Gehältern. Moderne Payroll-Lösungen sollen manuelle Aufwände reduzieren, Risiken minimieren und gleichzeitig die notwendige Transparenz und Nachvollziehbarkeit sicherstellen.
Dabei zeigt sich: Software allein reicht nicht aus. Entscheidend ist die Kombination aus leistungsfähiger Technologie, klaren Prozessen und fundierter fachlicher Expertise. Genau hier setzen spezialisierte Anbieter an, die Unternehmen sowohl mit geeigneten Systemen als auch mit Beratung und Betrieb unterstützen.
Mit SAP SuccessFactors Employee Central Payroll (ECP) stellt SAP die seit Jahrzehnten etablierte SAP-HCM-Personalabrechnung auch als Cloud-Lösung zur Verfügung. Eingebettet in die SuccessFactors HCM Suite bietet ECP funktional nahezu dieselben Möglichkeiten wie die klassische On-Premises-Version, kombiniert mit den Vorteilen eines cloudbasierten Betriebsmodells.
Unternehmen profitieren von der bewährten Abrechnungslogik von SAP HCM, ohne sich selbst um Installation, Wartung oder Betrieb kümmern zu müssen. Gesetzliche Anpassungen, Updates und Systempflege erfolgen zentral. Damit verbindet ECP hohe Stabilität und Compliance-Sicherheit mit dem Komfort und der Flexibilität moderner Cloud-Technologie.
In der Praxis zeigt sich, dass es nicht den einen richtigen Weg für die Payroll gibt. Abhängig von Unternehmensgröße, Branche und internen Ressourcen kommen unterschiedliche Modelle infrage.
Payroll-Spezialisten, wie All for One HR verfügen über Musterlösungen und Best-Practice-Ansätze für nahezu alle Branchen und Kollektivverträge. Abhängig von den individuellen Anforderungen bieten sie unterschiedliche Modelle an. Gemeinsam mit dem Kunden wählen sie dann den Ansatz, der fachlich, organisatorisch und wirtschaftlich am besten passt.
Employee Central Payroll eignet sich insbesondere für Unternehmen, die bereits SAP SuccessFactors Employee Central für ihre HR-Stammdaten einsetzen oder weitere SuccessFactors Module wie Recruiting, Performance & Goals oder Learning nutzen. Auch für Organisationen, die ihre HR-Prozesse konsequent in die Cloud verlagern möchten, bietet ECP eine stabile und zukunftssichere Grundlage.
Darüber hinaus profitieren Unternehmen, für die Nutzerfreundlichkeit, moderne Oberflächen und ein geringer Betriebsaufwand im Fokus stehen. Wer keine Zeit und Ressourcen in Wartung und Betrieb investieren möchte, findet in ECP eine überzeugende Lösung.
Die Anforderungen an die Entgeltabrechnung werden weiter steigen. Gesetzliche Dynamik, wachsende Komplexität und knappe Ressourcen machen deutlich, dass Payroll langfristig nur dann stabil funktioniert, wenn Prozesse, Systeme und Fachwissen konsequent zusammengedacht werden. Moderne, integrierte und cloudbasierte Payroll-Lösungen schaffen dafür die wichtige technologische Grundlage.
Ebenso entscheidend ist jedoch die fachliche Begleitung. Die Einführung oder Weiterentwicklung einer Payroll-Lösung erfordert nicht nur technisches Know-how, sondern auch tiefes Verständnis für gesetzliche Rahmenbedingungen, Kollektivverträge und unternehmensspezifische Besonderheiten. Die Zusammenarbeit mit erfahrenen, speziell ausgebildeten Beraterinnen und Beratern, wie denen von All for One HR, hilft dabei, Risiken zu minimieren, bewährte Best Practices zu nutzen und nachhaltige Lösungen zu etablieren, die über den reinen Systembetrieb hinausgehen.
Unternehmen, die Payroll ganzheitlich betrachten und sowohl auf leistungsfähige Technologie als auch auf fundierte Beratung setzen, schaffen nicht nur Sicherheit und Compliance. Sie gewinnen zugleich an Effizienz, Transparenz und Zukunftsfähigkeit – und entlasten ihre Organisation dort, wo Zuverlässigkeit unverzichtbar ist.
Wie moderne Entgeltabrechnung mit SAP SuccessFactors Employee Central Payroll konkret umgesetzt werden kann und wie Unternehmen in Österreich ihre Entgeltabrechnung cloudbasiert, gesetzeskonform und zukunftssicher aufstellen können, zeigen die Expertinnen und Experten von All for One HR in diesem Webinar.
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27. Jänner 2026 | 10:00–10:45 Uhr | Online
