Die öffentliche Verwaltung steht vor großen Herausforderungen. Bürger:innen erwarten zunehmend mehr digitale Services, gleichzeitig fehlt qualifiziertes Personal. Routinetätigkeiten blockieren wertvolle Kapazitäten, die an anderer Stelle dringend nötig sind. Künstliche Intelligenz und Automatisierung setzen hier an – nicht als abstrakte Zukunftsvision, sondern als konkrete Werkzeuge für einen effizienteren Arbeitsalltag.
Wenn Mitarbeitende täglich Tausende Posteingänge prüfen, sortieren und weiterleiten müssen, bleibt für anspruchsvollere Aufgaben kaum Zeit. Genau hier greifen automatisierte Systeme. Sie erfassen Inhalte, klassifizieren Dokumente und leiten sie direkt an die zuständigen Stellen weiter. Das spart Ressourcen – in der Praxis entspricht das der Arbeitskraft von mehr als neun Vollzeitstellen jährlich, die sich anderweitig einsetzen lässt.
Das ist nur ein Beispiel von vielen, wie die Fabasoft eGov-Suite in der Verwaltung unterstützt. So ermöglicht sie es, ohne Medienbrüche Formulare online auszufüllen, einzureichen und weiterzuverarbeiten. Verwaltungsmitarbeitende passen Prozesse eigenständig an – dank Low-Code-Technologie ohne fundierte IT-Kenntnisse. Das sorgt für mehr Flexibilität und schnellere Reaktionen auf neue Anforderungen.
Schluss mit Suchen: Der Akt, der mitdenkt
Der intelligente Akt macht heute vieles möglich: übersichtliche Workflows, klare Zuständigkeiten, strukturierte Ablage. Statt langem Suchen liefert er die Antwort – in Sekunden.
Ein konkretes Beispiel: Eine Sachbearbeiterin erhält einen Antrag für Kinderbetreuungsgeld. Früher musste sie Dokumente und das richtige Formular suchen und parallel überprüfen, ob noch offene Rückfragen bestehen. Jetzt reicht ein Klick. Der intelligente Akt bündelt alle Informationen und findet die relevanten automatisch: Antrag, Nachweise, Kommunikation, interne Notizen. Er erkennt, dass bereits eine Geburtsurkunde vorliegt und signalisiert, dass nur der Nachweis über die Eltern-Kind-Pass-Untersuchungen fehlen. Gleichzeitig schlägt er den nächsten Bearbeitungsschritt vor.
Der Akt „denkt mit“, sortiert Inhalte und erkennt Zusammenhänge. Das Wichtigste ist auf einen Blick ersichtlich – kein Hin und Her zwischen Systemen, kein Warten auf Kolleg:innen, kein Papierstapel. Das spart Zeit, verhindert Fehler und beschleunigt Entscheidungen. Der intelligente Akt macht Verwaltung effizient.
Automatisierung braucht Struktur
Automatisierung erfordert Klarheit. Folgende Fragen sind daher zu Beginn zu beantworten: Welche Abläufe lassen sich standardisieren, wo lohnt sich der Einsatz von KI? Und wie gelingt es, Wissen aus der Organisation nutzbar zu machen? Entscheidend ist eine strukturierte Herangehensweise, die Fachwissen mit Technik verbindet.
Fabasoft setzt gezielt auf den „Human in the Loop“-Ansatz. Die Fabasoft Solutions analysieren und verdichten Informationen – und schlagen die nächsten sinnvollen Schritte vor. Doch die Kontrolle bleibt immer beim Menschen: Mitarbeitende prüfen, korrigieren oder bestätigen. So entsteht kein Kontrollverlust, sondern ein effektives Zusammenspiel zwischen Fachkraft und Technologie. Die Verantwortung bleibt im jeweiligen Team. Diese Vorgangsweise stellt sicher, dass alle Entscheidungen auch ethisch vertretbar sind. Besonders wenn es um heikle Themen geht. Die künstliche Intelligenz erkennt Muster, versteht Zusammenhänge im herkömmlichen Sinn nicht oder nur bedingt. Und sie kennt keine Empathie. Hier braucht es menschliches Handeln. Mitarbeitende müssen nicht befürchten, dass ihnen künstliche Intelligenz die Arbeitsplätze wegnimmt.
KI macht Verwaltung effizienter
Künstliche Intelligenz bringt eine spürbare Entlastung in den Verwaltungsalltag. Sie erledigt wiederkehrende Aufgaben automatisch, wodurch sich Abläufe beschleunigen lassen. Bürger:innen und Unternehmen profitieren von einem schnelleren und verlässlicheren Service.
Ein Blick in die Praxis zeigt, wie der Einsatz funktionieren kann: Beim Bundesrechenzentrum (BRZ) in Österreich sowie beim Informationstechnikzentrum Bund (ITZBund) in Deutschland kommen KI-gestützte Assistenzsysteme in der Verwaltung zum Einsatz. Die Ergebnisse überzeugen: So gelang es zum Beispiel im Bundesland Kärnten, durch die automatisierte Bearbeitung von Solarförderanträgen die Bearbeitungszeit um bis zu 80 Prozent zu verkürzen und die Mitarbeitenden spürbar zu entlasten.
Digitale Souveränität als Wettbewerbsvorteil
Die vergangenen Jahre haben gezeigt, wie entscheidend digitale Eigenständigkeit für Verwaltungen ist. Wer Daten dort speichert, wo Sicherheit, Verfügbarkeit und Zugriff klar geregelt sind, schafft Vertrauen. Dafür braucht es eigene Technologien und verlässliche Infrastrukturen. Die Fabasoft Gruppe geht diesen Weg konsequent und investiert mehr als 30% des Jahresumsatzes in Forschung und Entwicklung und lässt Innovationen laufend in bestehende Solutions einfließen. Alle Produkte entwickelt und betreibt Fabasoft zur Gänze in Europa, unterliegt europäischem Recht und bietet volle Transparenz bei allen Prozessschritten. Höchste Daten- und IT-Sicherheitsstandards weist Fabasoft durch zahlreiche internationale Zertifizierungen nach. Kund:innen profitieren von rechtskonformer Datenhaltung und dauerhaft hoher Ausfallsicherheit. Ein zentraler Vorteil im globalen Wettbewerb.
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