Online-Meetings
Zweifelsohne sind das persönliche Gespräch und das Kennenlernen des Geschäftspartners als vertrauensbildende Basis nur schwer zu ersetzen. Die viel zitierte globalisierte Welt bringt jedoch mit sich, dass gerade im Geschäftsleben im Allgemeinen und im Marketing im Speziellen auf zusätzliche, neue und schnellere Kommunikationskanäle gesetzt werden muss. Klassische Besprechungen werden den Bedürfnissen nach schneller, vernetzter, mobiler Kommunikation und flexiblem Informationsaustausch schon lange nicht mehr gerecht. Zusätzlich verursachen Planung und Reisen erhebliche Aufwände und Kosten. Selbst der Einsatz von Telefonkonferenzen bietet nur eine eingeschränkte Alternative, da diese keine Möglichkeit bieten, die Teilnehmenden aktiv in die Kommunikation und Bearbeitung von Dokumenten oder Unterlagen einzubeziehen.
Mit modernen Online-Meeting-Lösungen lassen sich Besprechungen relativ einfach, schnell und sicher in den virtuellen Raum verlegen. Die Teilnehmer benötigen lediglich einen PC, Mac, Tablet oder ein Smartphone. Dementsprechend bieten Online-Meetings ungleich mehr Flexibilität und Effizienz. Ortsunabhängigkeit sowie Video- und Desktop-Sharing machen den Unterschied: wichtige Dokumente können in Echtzeit geteilt und gemeinsam bearbeitet werden. Parallel sehen sich die Teilnehmer über die Webcams. Die Tonübertragung erfolgt in der Regel über Voice over IP (VoIP) oder über eine parallele Telefoneinwahl. Mitarbeiter können auch ihre eigenen Geräte nutzen – Stichwort: BYOD ("Bring your own device") – und bequem von zu Hause oder von jedem internetangebundenen Ort der Welt an virtuellen Besprechungen teilnehmen.
Online-Meetings – Multitalent für viele Anwendungsgebiete
Online-Meeting-Lösungen können im Marketing vielfältig eingesetzt werden, um interne und externe Kommunikations- und Zusammenarbeitsprozesse zu optimieren. Dazu zählen beispielsweise Marketing-, Projektmeetings und abteilungsübergreifende Abstimmungen sowie virtuelle Vorstellungsgespräche. Aber auch externe Anwendungsfälle, wie Besprechungen mit PR-, Marketing- und Bildagenturen sowie Angebotsverhandlungen mit Lieferanten und Projektpartnern usw. werden durch Online-Meeting-Lösungen unterstützt.
Moderne Online-Meeting-Lösungen sind technologisch ausgereift, lassen sich einfach bedienen und über APIs in die bestehende IT-Infrastruktur integrieren. Neben einer Active-Directory-Integration spielt eine starke End-to-End-Verschlüsselung dabei eine wichtige Rolle. Cloud-Lösungen müssen darüber hinaus DSGVO / GDPR konform sein. Ein wesentliches Kriterium für den Erfolg von Online-Meeting-Lösungen ist, dass virtuelle Besprechungen auch außerhalb der eigenen Unternehmung mit externen Teilnehmern funktionieren. Konkret bedeutet dies, dass externe Personen auch ohne lokale Administrationsrechte an einer virtuellen Besprechung teilnehmen können, sie dabei nichts installieren müssen, sie nicht auf einen bestimmten Webbrowser angewiesen sind und auch auf keine – als unsicher geltenden – Browsererweiterungen zurückgreifen müssen.
Neben den technologischen Aspekten spielt aber noch das begleitende Change Management eine große Bedeutung. Ist die grundsätzliche Entscheidung zum Einsatz einer Online-Meeting-Lösung im Marketing gefallen, geht es in einem zweiten Schritt darum, konkrete Anwendungsszenarien zu definieren. Es ist wichtig Awareness in der Marketingabteilung zu schaffen und die Mitarbeiter ausreichend zu schulen. Dabei geht es nicht um eine reine Schulung in Bezug auf die Anwendung der Online-Meeting-Lösung, sondern auch um die nachhaltige Verankerung in bestehende und neue Kommunikations- und Zusammenarbeitsprozesse. Am Ende des Tages sollen Online-Meetings genauso einfach funktionieren, wie Telefonieren oder das Schreiben einer E-Mail.
Richtig eingeführt bieten Online-Meeting-Lösungen im Marketing für alle Beteiligten nachhaltige Vorteile: Schnelligkeit bei Entscheidungen, ökonomischer Umgang mit den Ressourcen des Unternehmens und der eigenen verfügbaren Zeit.
GoToMeeting, die Online-Meeting-Lösung von LogMeIn
Mit GoToMeeting lassen sich Besprechungen einfach, kostengünstig und geräteunabhängig in den virtuellen Raum verlegen. Die Teilnahme kann dabei sowohl via Voice over IP (VolP) als auch per Telefon erfolgen – je nach Wunsch der einzelnen Teilnehmer. Anwender können den Bildschirm mit anderen teilen und so Inhalte präsentieren oder gemeinsam an Dokumenten arbeiten. Ebenso sind Einzel- oder Gruppen-Videokonferenzen in HD-Qualität möglich. Neben der Reduzierung der Reisezeit und der damit verbundenen Kosten, profitieren KundInnen von schnelleren Entscheidungen.
Weitere Informationen finden Sie online unter www.gotomeeting.de und www.colited.com.
Daniel Holzinger | Founder & Managing Director | Colited
