In vielen Unternehmen sind EDI-Lösungen über die Jahre historisch gewachsen und werden in-house betrieben – solche lokalen Infrastrukturen altern jedoch und können mit aktuellen
EDI-Trends nicht mithalten. Wenn dann auch noch jene Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, die die EDI-Systeme aufgesetzt haben, wird ein Upgrade erfolgskritisch.
Gerade mit der Einführung und dem Wechsel auf SAP S/4HANA® beschäftigen sich viele Unternehmen mit der Planung und Einführung neuer EDI-Prozesse. Um diese zukunftssicher zu implementieren, sind folgende fünf EDI-Trends unbedingt mit einzubeziehen.
1) Unternehmen nutzen EDI über einen Dienstleister statt selbst zu verwalten
Über die letzten Jahre haben sich mehr und mehr Unternehmen dazu entschieden, EDI an spezialisierte Dienstleister auszulagern. Da sich die Unternehmen so stärker auf ihre wertschöpfenden Kernaktivitäten konzentrieren können, werden die damit verbundenen EDI-Themen, wie z. B. Monitoring der Nachrichten und proaktive Fehlerbehebung, zunehmend von externen Experten übernommen. Eine solche sogenannte “Fully Managed” EDI-Lösung kann in modernen ERP-Systemen wie SAP S/4HANA® über API besonders tief integriert werden – was interne Teams enorm entlastet, echte Ende-zu-Ende-Transparenz im Datenaustausch bietet und komplexe EDI-Anforderungen leicht skalierbar in ein Rundum-Sorglos-Paket verpackt.
2) Unternehmen möchten umfassendere Lieferantenintegration
Neben dem Vertrieb ist eine effiziente Beschaffung heute eines der wichtigsten Themen für Unternehmen. Über EDI erhalten Lieferanten heute nicht nur elektronische Bestellungen,
sondern auch Prognosedaten, die auf den geplanten und prognostizierten Absatzdaten des Kunden basieren. So können zukünftige Beschaffungsspitzen frühzeitig an die Lieferanten
kommuniziert werden, welche dann entsprechend gegensteuern können. Um nicht nur die großen sondern wirklich alle Lieferanten zu erreichen, werden zunehmend webbasierte Portallösungen (auch WebEDI genannt) eingesetzt. WebEDI ermöglicht es, auch kleinste Lieferanten (den so genannten "Long Tail") per EDI an Ihr ERP anzubinden und damit die Beschaffungsprozesse über das gesamte Partnernetz hinweg vollständig zu automatisieren. Auch WebEDI kann in SAP S/4HANA®-Systemen nahtlos integriert werden.
Einmal aufgesetzt, macht es für ein Unternehmen dann keinen Unterschied, ob Lieferanten über klassisches EDI oder WebEDI angebunden sind – die Vorteile bleiben die gleichen.
3) Alle brauchen mehr EDI
Große Industrieunternehmen – wie Supermärkte im Einzelhandel oder Hersteller im Bereich Automotive – setzen zunehmend auf eine noch tiefere EDI-Integration und verlangen von
ihren Lieferanten immer granularere Daten. Erkennbar ist dies zum Beispiel am zunehmenden Einsatz von Lieferavisen mit entsprechender Palettenetikettierung im Einzelhandel (in der Automobilindustrie bereits Standard) oder an der Verwendung von Acknowledgements in der Automobilindustrie, um den Erhalt eines Lieferavis zu bestätigen. Diese Praxis ist in den USA schon lange üblich, kommt aber nun auch bei den europäischen Herstellern an. Darüber hinaus machen Prozessveränderungen wie der Trend zu "Just-in-Sequence" in der
Automobilindustrie oder das zunehmende Konsignationsgeschäft in der Industrie allgemein ebenfalls neue EDI-Anbindungen notwendig. Im Handel stellt VMI (Vendor Managed
Inventory) neue Anforderungen an die Lieferanten, die nun mit den Abverkaufsdaten und den Lagerbestandsdaten der Kunden ihre eigene Regalauffüllung steuern müssen. Andere
Bereiche, wie z. B. die Logistik, wären ohne EDI so gar nicht mehr denkbar.
4) Alte Standards werden konsolidiert
Wenn man sich die EDI-Infrastrukturen ansieht, die sich bis heute in großen Unternehmen herausgebildet haben, wird man eine Vielzahl unterschiedlicher EDI-Standards und
-Formate entdecken. Diese reichen von Flat-Text-Files über CSV, TRADACOMS (immer noch ein großes Thema, vor allem in Großbritannien), EDIFACT, ANSI ASC X12, XML und
JSON. Bei näherer Betrachtung ist festzustellen, dass alte auf Flat-Text basierende Formate wie VDA auf EDIFACT konsolidiert werden, während TRADACOMS-Formate sich ebenfalls
weiter in Richtung EDIFACT bewegen. Vor allem in den USA gibt es immer noch einen starken Fokus auf ANSI ASC X12, was sich wohl in absehbarer Zeit nicht ändern wird.
Praktisch alles, was mit elektronischen Rechnungen der öffentlichen Hand zu tun hat, ist XML-basiert. Inzwischen spielt auch JSON eine wichtige Rolle, vor allem bei API-basierten
Verbindungen. Leider sind manche EDI-Dienstleister technisch oft nicht mehr in der Lage, mit diesen Konsolidierungen Schritt zu halten. Daher müssen technisch versiertere Dienstleister einen Weg finden, alte Legacy-Anwendungen auf moderne technologische Fundamente zu stellen – in Verbindung mit modernen ERP-Systemen wie SAP S/4HANA® birgt das enorm viel Potenzial.
5) Öffentliche Stellen wollen mehr elektronische Daten
...insbesondere elektronische Rechnungsdaten. Nach Mittel- und Südamerika sowie Skandinavien ist der Bedarf der obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung definitiv
da. In Italien gibt es seit Anfang 2019 keine Papierrechnungen mehr – Frankreich will ab 2023 nachziehen. Es dürfte nicht mehr lange dauern, bis auch andere Dokumenttypen, wie
z. B. elektronische Bestellungen, verpflichtend werden. Aufgrund der sprunghaften Entwicklungen ist die Erfüllung aller Anforderungen out-of-the-box auch in SAP S/4HANA® nicht so einfach möglich. Hier bauen Unternehmen wiederum vermehrt auf entsprechende Dienstleister, die die technische e-Rechnungs-Compliance zukunftssicher gestalten – so wird das Risiko von Verzögerungen, Strafzahlungen oder gar geschädigten Geschäftsbeziehungen aufgrund nicht erfüllter Anforderungen minimert.
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