Wie kann ich mit SAP sicher und effizient drucken?

Das ERP von SAP ist das meistgenutzte System zur Verwaltung von Geschäftsprozessen unter den Unternehmen, die mit Andreas Kukla von Canon über die Automatisierung ihrer Druckprozesse sprechen. Und das aus gutem Grund, schließlich deckt SAP sehr viele Bedürfnisse und Anforderungen innerhalb einer Lösung ab.
Aber obwohl SAP eine Vielzahl von Funktionen und Anwendungen bietet, liegt der Fokus des Systems nicht auf Dokumentenprozessen und Druckoutputmanagement – wie Sie möglicherweise schon festgestellt haben.
Das führt in der Praxis häufig zu Herausforderungen und ineffizienten Abläufen beim Drucken von Dokumenten in SAP-Umgebungen.
Um diese Probleme zu lösen und Unternehmen bei der Optimierung ihrer Druckprozesse zu unterstützen, wurde sysHUB entwickelt. sysHUB ist eine zertifizierte Lösung für das Druckmanagement in SAP-Umgebungen, die den Druckworkflow verbessert, den Administrationsaufwand reduziert und für mehr Sicherheit sorgt. 

Hier erfahren Sie, wie sysHUB in Kombination mit SAP funktioniert, welche Vorteile Sie dadurch haben – wenn Sie sysHUB nutzen – und wie so ein Druckprozess in der Praxis aussehen kann.

Drucken und SAP – wenn diese zwei Welten aufeinandertreffen, entstehen häufig folgende Probleme:

Mangelhafte Überwachung 
In SAP-Umgebungen besteht ein Hauptproblem beim Drucken darin, dass Druckaufträge lediglich im Spoolserver verwaltet werden. Das bedeutet, dass es keine umfassende Überwachung des Druckstatus gibt.
Ein Beispiel: Obwohl das Signal im System auf „Grün“ steht, heißt das nicht, dass der Druckauftrag auch tatsächlich durchgeführt wurde. Das kann dazu führen, dass Druckaufträge verloren gehen oder fehlschlagen und Sie Fehler nur schwer beheben können.

Sicherheitsbedenken
Beim Drucken in SAP-Umgebungen entstehen Sicherheitsbedenken aufgrund unzureichender Zugriffskontrollen, fehlender Verschlüsselung und mangelnder Protokollierung. Hinzu kommt, dass SAP möglicherweise nicht ausreichend differenzierte Autorisierungen für den Zugriff auf vertrauliche Dokumente bietet. Das kann dazu führen, dass unautorisierte Benutzer Zugang zu sensiblen Informationen erhalten, was das Risiko von Datenlecks und Missbrauch vertraulicher Informationen erhöht.

Hoher Administrationsaufwand
Ein weiteres Problem beim Drucken in SAP besteht in der Druckjobverwaltung. Die Integration und Konfiguration von Druckern in SAP ist oft komplex und zeitaufwändig, da jede Druckerfunktion in SAP einzeln angelegt werden muss. Also müssen Sie sogenannte logische Drucker einrichten – was Ihren Administrationsaufwand weiter erhöht.
Da Druckerfunktionen nicht einfach ausgewählt werden können, sind IT-Abteilungen hier oft mit einer anspruchsvollen und zeitraubenden Aufgabe konfrontiert, um den Druckbetrieb in SAP doch noch effizient zu gestalten.

Das Beste aus beiden Welten: Wie Sie mit sysHUB & SAP effizient und sicher drucken

sysHUB schließt exakt die Lücken, die SAP in Ihren Druckprozessen hinterlässt. Als zertifizierte SAP-Applikation nutzt sysHUB die Standardübertragungsart in beide Richtungen und stellt somit eine zuverlässige und nahtlose Integration in Ihr bestehendes SAP-System sicher.
Durch die Integration von SAP-Plugins in sysHUB haben Sie eine präzisere Druckjobüberwachung, da Druckjobs bspw. direkt aus SAP empfangen werden und der Bearbeitungszustand erst auf Grün gesetzt wird, wenn der Druckauftrag tatsächlich durchgeführt wurde und nicht, wenn er noch auf dem Server liegt. Das gilt auch für das Versenden von Druckjobs per E-Mail mithilfe des PrintKey-Features.
Ein weiterer wichtiger Aspekt von sysHUB ist die Möglichkeit, die Formatierung von Dokumenten außerhalb von SAP durchzuführen und diese anschließend rechtssicher in das SAP-System zurückzuführen. 
Das ist gerade dann besonders wichtig, wenn Sie diese Dokumente vor Gericht benötigen und sie exakt so aussehen müssen, wie sie auch ausgedruckt wurden. Durch sysHUB wird die Rückführung solcher Dokumente in das SAP-System ermöglicht, wodurch die Rechtssicherheit gewährleistet ist.

sysHUB ist also eine leistungsstarke und verlässliche Lösung für Ihr Druckmanagement und SAP. Es optimiert Ihre Druckprozesse, erleichtert Ihnen die Überwachung Ihrer Druckjobs und gewährleistet rechtssichere Dokumente.

Weitere Vorteile, wenn Sie Ihr SAP ERP mit sysHUB verbinden:

Einfache Verwaltung durch Single Point of Administration
Was viele unserer Kunden besonders an der sysHUB in Kombination mit SAP schätzen, ist der Single Point of Administration für zentrale Druckeradministration. Via sysHUB können Sie alle Drucker in Ihrem Unternehmen über eine zentrale Verwaltungsebene verwalten. Das bedeutet, dass Sie Drucker an nur einer Stelle anlegen und konfigurieren können – anstatt sie in jeder Abteilung oder jedem Standort einzeln einrichten zu müssen. Das vereinfacht Ihren Verwaltungsprozess und die Fehlerüberwachung erheblich.

sysHUB als Lösung für Sicherheitsbedenken beim Drucken in SAP
sysHUB verfügt über zuverlässige Zugriffskontrollen, die sicherstellen, dass nur autorisierte Benutzer Zugang zu vertraulichen Dokumenten haben. Außerdem verschlüsselt es Ihre Druckaufträge, um die Datenübertragung zu schützen. sysHUB bietet zudem detaillierte Protokollierung der Druckaktivitäten, sodass Sie sicherheitsrelevante Ereignisse nachvollziehen und mögliche Schwachstellen frühzeitig identifizieren und beheben können.

Zeitersparnis für SAP-Anwender bei der Einrichtung neuer Drucker
Die Implementierung von sysHUB führt zu erheblichen Zeitersparnissen für Sie als SAP-Anwender, da der hohe Administrationsaufwand, der normalerweise mit der Einrichtung und Verwaltung von Druckern in SAP verbunden ist, reduziert wird. Insbesondere wenn Sie neu mit SAP arbeiten und noch keine Drucker eingerichtet haben, können Sie von sysHUB profitieren und sich viele Arbeitsstunden ersparen.

Unterstützung verschiedener SAP-Versionen, einschließlich SAP HANA und SAP in der Cloud
sysHUB ist mit verschiedenen SAP-Versionen kompatibel und unterstützt sowohl SAP HANA als auch SAP in der Cloud. Deshalb können Sie sysHUB auch in zukünftigen SAP-Umgebungen nutzen, wodurch Sie auch langfristig von sysHUB und seinen Vorteilen für Sie als SAP-Anwender profitieren.

Über ein Beispiel aus der Praxis spricht Andreas Kukla beim Production & IT Kongress am 14. März in Linz.