Vom Prompten zum Mandatieren

Fast vier Millionen Kleinst- und Kleinunternehmen tragen das Rückgrat der deutschen Wirtschaft. Und fast alle von ihnen kämpfen täglich mit demselben Problem: zu viele Rollen, zu wenig Zeit, zu wenig Ressourcen. Buchhaltung, Kundenanfragen, Angebote, Lohnabrechnung, Steuern - alles landet auf einer Person. Lexware-Geschäftsführer Christian Steiger ist überzeugt: KI kann das grundlegend ändern. Aber nur, wenn man aufhört, sie wie ein Tool zu benutzen.

Stell dir vor, du bist Grafiker und willst tolle Grafiken machen. Gleichzeitig bist du aber auch Buchhalter, Vertrieb, Kundenservice, IT und HR. Dieses Bild kennen Millionen Selbstständige in Deutschland aus ihrem Alltag. Steiger, der bei Lexware Strategie und Innovation verantwortet, bringt das auf den Punkt: Die meisten haben mindestens acht Rollen in einer Person und das ist schlicht nicht machbar.

Lexware, Teil der Haufe Group, unterstützt Kleinunternehmen seit Jahrzehnten bei Buchhaltung, Lohnabrechnung und Steuer. Die Ambition dahinter hat sich nicht verändert: Unternehmertum einfach machen. Was sich verändert hat, ist das Werkzeug und vor allem die Vorstellung davon, was KI dabei leisten kann.

Die meisten Menschen nutzen KI heute für Einzelaufgaben: Text umschreiben, Bild generieren, Angebot skizzieren. Steiger nennt das Prompten und hält es für zu kurz gedacht. Sein Gegenentwurf heißt Mandatieren. Der Unterschied ist fundamental: Wer promptet, gibt der KI eine Aufgabe. Wer mandatiert, gibt ihr ein Ziel.

"Weg vom Prompten, hin zum Mandatieren. Ich sage nicht: Schreib mir eine Rechnung — sondern: Sorge für Liquidität." — Christian Steiger, Lexware

Hinter diesem Konzept steckt Lena — so nennt Lexware seinen KI-Agenten, der mehr sein soll als ein Assistent. Lena soll mandatiert werden: mit einem klaren Ziel, einem definierten Rahmen, festgelegten Werten — zum Beispiel Tonalität in der Kundenkommunikation und einer Eskalationsregel: Ab einem Angebotswert von 2.000 Euro übernimmt immer der Mensch. Was klingt wie ein Workflow, ist in Wirklichkeit eine neue Art der Zusammenarbeit mit Software.

Steiger vergleicht das bewusst mit einer menschlichen Zusammenarbeit: Vertrauen entsteht nicht durch Versprechen, sondern durch Erfahrung. Zuerst Zutrauen, dann Vertrauen. Das bedeutet: langsam anfangen, Feedback-Loops einbauen, schauen was gut läuft und loslassen, wenn es funktioniert.

Der Kerngedanke des KI Co-CEOs ist demokratisierend: Was bislang großen Unternehmen vorbehalten war - ein Data Scientist, eine Marketing-Abteilung, ein CFO - soll plötzlich auch für den Einzelunternehmer zugänglich sein. Nicht als echte Person, aber als kompetenter digitaler Partner, der Entscheidungen vorbereitet, operative Aufgaben übernimmt und Raum schafft für das, was wirklich zählt: die eigentliche Leistung.

Steiger ist dabei realistisch genug, keine Garantien zu versprechen. KI halluziniert, rechnet manchmal falsch, braucht Kontrolle. Bei kritischen Berechnungen - Lohnabrechnung, EÜR, Rechnungsformatik - klinkt sich Lexware direkt ein und gewährleistet die Korrektheit. Alles andere erfordert weiterhin menschliches Mitdenken. Aber der Rahmen, in dem Fehler passieren können, wird kleiner - je besser man mandatieren gelernt hat.

"Ein Kleinstunternehmer wird keinen Chief Marketing Officer einstellen können. Aber er kann einen mandatieren."

Steiger empfiehlt Unternehmen, sich regelmäßig selbst zu hinterfragen - nicht aus Panik, sondern als Prinzip. Er nennt es "leicht paranoid": Löse ich noch das richtige Kundenproblem? Nutze ich alle Möglichkeiten? Sollte ich etwas anders angehen? Diese Fragen gelten für Lexware genauso wie für den Bäcker um die Ecke.

Was sich dabei nie ändert: der Ausgangspunkt. Kundenbedürfnisse kommen zuerst - vor der Technologie, vor der Strategie, vor dem Pitch. Steiger empfiehlt Empathy Mapping als konkretes Werkzeug: Weg von Interpretationen, hin zu Beobachtungen. Was habe ich wirklich gehört? Was habe ich gesehen? Erst dann: Was braucht der Kunde?

Hinter dem KI Co-CEO steckt auch eine wirtschaftspolitische Überzeugung. Steiger verweist auf einen besorgniserregenden Trend: Von einst 1,5 Millionen Gründungen jährlich sind heute nur noch rund 230.000 Vollerwerbsgründungen übrig - mit sinkender Tendenz. 97 Prozent aller deutschen Unternehmen sind Kleinst- und Kleinunternehmen. Wenn die wackeln, wackelt das Ganze.

KI, so Steiger, ist kein Allheilmittel. Aber sie ist ein Levelizer - ein Instrument, das Ressourcenungleichheit zumindest teilweise ausgleicht. Wer sich heute noch fragt, ob KI für sein Unternehmen relevant ist, stellt die falsche Frage. Die richtige lautet: Wie mandatiere ich sie richtig?

"Wenn ich dem KI Co-CEO mein Ziel sage und den Rahmen gebe, dann ist der Selbstständige plötzlich nicht mehr allein." — Christian Steiger