EU-Entgelt-transparenz-Richtlinie: Was HR jetzt konkret vorbereiten muss

Mit der Entgelttransparenz‑Richtlinie (EU) 2023/970 verfolgt die EU ein klares Ziel: Entgeltgleichheit kompromisslos durchzusetzen. Auch wenn die Richtlinie erst mit ihrer nationalen Umsetzung – vorgesehen bis zum 7. Juni 2026 – volle Rechtswirkung entfaltet, ist bereits jetzt absehbar, dass HR‑ und Compliance‑Abteilungen umfassende strukturelle und organisatorische Anpassungen vornehmen müssen. Die zentrale Frage lautet daher: Wie können Unternehmen sich rechtzeitig und systematisch auf diese neuen Pflichten vorbereiten?

Der Einstieg in eine richtlinienkonforme Vergütungsstruktur beginnt mit einer gründlichen Risikoanalyse. Dabei ist systematisch zu prüfen, ob das bestehende Vergütungssystem die Anforderungen sämtlicher Rollen realistisch und vollständig abbildet, ob Tätigkeiten mit hohem Frauenanteil angemessen bewertet werden und ob die Job‑Architektur gleichwertige Arbeit konsistent berücksichtigt. Ebenso ist zu identifizieren, wo noch Spielräume für subjektive Bewertungen bestehen und an welchen Stellen Entgeltunterschiede auftreten, die sich nicht objektiv begründen lassen.

Die Erkenntnisse aus dieser Prüfung bilden die Grundlage, um Vergütungsstrukturen gezielt, diskriminierungsfrei und rechtskonform weiterzuentwickeln. Darauf aufbauend rückt nun die entscheidende Frage in den Fokus: Was verlangt die Richtlinie von einem Vergütungssystem?

Alle Arbeitgeber müssen ein einheitliches, objektives Vergütungssystem einführen, das auf vier Kernkriterien basiert: Kompetenz, Verantwortung, Belastung und Arbeitsbedingungen. Diese Kriterien müssen vollständig und diskriminierungsfrei abbilden, welche Anforderungen eine Tätigkeit tatsächlich stellt. Entscheidend ist der objektive Arbeitswert einer Rolle, nicht ihre organisatorische Verortung oder der Jobtitel. Soziale Kriterien dürfen dabei nicht untergewichtet werden. Tätigkeiten können dabei inhaltlich völlig unterschiedlich sein und dennoch gleichwertig, wenn sie vergleichbare Anforderungen aufweisen. Liegt Gleichwertigkeit vor, besteht ein Anspruch auf gleiche Vergütung.

Ob ein vollanalytisches Bewertungssystem zwingend erforderlich ist, bleibt offen. Klar ist jedoch: Das System muss objektiv, geschlechtsneutral und frei von subjektiven Einschätzungen sein. Vollanalytische Verfahren bieten die höchste Sicherheit, weniger komplexe Systeme können aber ebenfalls richtlinienkonform sein – sofern sie nachvollziehbar und dokumentiert sind.

Die Weiterentwicklung hin zu einem Vergütungssystem, das den tatsächlichen Arbeitswert misst und abbildet, gewinnt auch deshalb an Bedeutung, weil künftig alle Arbeitgeber:innen – unabhängig von ihrer Größe – weitreichende Informationspflichten erfüllen müssen. Sie müssen nachvollziehbar offenlegen, auf welchen objektiven Kriterien Vergütung beruht und wie die Entgeltentwicklung anhand dieser Kriterien begründet wird. Damit werden Vergütungslogiken, die bisher meist intern und wenig transparent waren, erstmals systematisch sichtbar und gegenüber den Beschäftigten erklärungspflichtig.

Zudem entsteht ein individuelles Auskunftsrecht über Entgelthöhen, einschließlich des Durchschnittsentgelts der jeweiligen Vergleichsgruppe. Gleichzeitig müssen Unternehmen mit mindestens 100 Mitarbeitenden regelmäßig Entgeltberichte erstellen. Diese setzen voraus, dass Daten vollständig erhoben, anerkannte Methoden verwendet und Arbeitnehmervertretungen eingebunden werden. Entgeltberichte werden anschließend an die Überwachungsstelle übermittelt und von dieser veröffentlicht – eine neue Transparenzstufe mit erheblichen Reputations‑ und Wettbewerbsrisiken.

Schließlich sieht die Richtlinie ein ausgesprochen strenges Sanktionsregime vor: sehr hohe Verwaltungsstrafen bei Verletzung von Transparenzpflichten, immaterieller Schadenersatzansprüche von Mitarbeiter:innen ohne Obergrenze, verlängerte Verjährungsfristen, eine Beweislastumkehr zugunsten der Arbeitnehmer:innen sowie die Pflicht von Arbeitgebern, in einem Gerichtsverfahren interne Vergütungsunterlagen offenzulegen. Hinzu kommt, dass Arbeitgeber:innen die Prozesskosten auch im Erfolgsfall tragen müssen. Auch werden Verbands‑ und Sammelklagen möglich, wodurch das Risiko zusätzlich erheblich steigt. Ein Blick nach Großbritannien zeigt, wohin sich solche Verfahren entwickeln können – dort führten vergleichbare Klagen bereits zu Entschädigungszahlungen in dreistelliger Millionenhöhe.

Zudem können Unternehmen bei ausbleibender wirksamer Reduktion ihres Gender‑Pay‑Gaps sogar von öffentlichen Vergabeverfahren ausgeschlossen werden können.

Entgelttransparenz muss als ein eigenständiges, hochrelevantes Compliance‑Risikofeld verstanden werden. Unternehmen benötigen ein integriertes, unternehmensweites Risikomanagement, das weit über HR‑Prozesse hinausgeht. Nur wenn HR‑ und Compliance‑Strukturen frühzeitig und strategisch verzahnt werden, können Unternehmen den verschärften gesetzlichen Anforderungen gerecht werden und Risiken nachhaltig kontrollieren.

Die Autor:innen Dr. Philipp Maier, LL.M und Mag. Andrea Haiden, LL.M werden zu diesem Thema auf der Future of Work 2026 sprechen.

Beide sind Rechtsanwält:innen und Arbeitsrechtsexpert:innen bei Baker McKenzie
Kontakt: philipp.maier@bakermckenzie.com             andrea.haiden@bakermckenzie.com