Der digitale Wandel verspricht eine Reihe hilfreicher Technologien, um die Zukunft der Arbeit neu zu formieren. Während viele Unternehmen versuchen, ihre Reise durch die digitale Transformation zu beschleunigen, empfiehlt es sich, das Beste aus der hybriden – der analogen und digitalen – Welt zu vereinen.
Wenn wir es schaffen diese Welt zwischen analog und digital ins Gleichgewicht zu bringen, also dass diese beiden Welten ineinandergreifen, dann…
- Machen wir aus Schneckentempo Sprint
- Generieren aus einem Datenungeheuer ungeheures Wissen
- Agieren statt Sortieren
- Geben wir Impulse
Ein konkretes Beispiel für eine solche Initiative sehen wir in der automatisierten Verarbeitung der Anliegen Ihrer Kunden, also wie eingehende Post im Unternehmen optimal bearbeitet wird und welche Vorteile das bringt.
WO in Ihrem Unternehmen können Sie ansetzen um das Projekt "Digitalisierung der Eingangspost" zu starten?
WARUM muss eine maßgeschneiderte Lösung sein?
Zum Überblick haben wir das Ganze skizziert und animiert.
Eine ‚Digitale Poststelle‘ beschleunigt die zentrale Bearbeitung der eingehenden Post sowie die elektronische Verteilung von Formularen und Dokumenten in betriebliche Workflows. Mit der Lösung werden alle eingehenden Papierdokumente zentral empfangen, digital erfasst und identifiziert. Mit relevanten Indexdaten werden die digitalen Unterlagen dann an die Empfangsperson bzw. Empfängersysteme weitergeleitet – entweder innerhalb Ihrer Organisation oder an Geschäftspartner wie Kunden und Lieferanten. Die Digitale Poststelle ist auch das Front-End für viele andere Kundenanwendungen von Canon, die spezifisch für jeden Dokumententyp bzw. Geschäftsprozess entwickelt wurden.
Schritt 1
Als erstes gilt es, die Ist-Situation zu analysieren: wie funktionieren die Verteilung der physischen sowie digitalen Post derzeit? Ein wesentlicher Punkt ist die Koordination der beteiligten Abteilungen bzw. Unternehmen, sollten Sie ein größerer Kunde sein: welche Projektschritte laufen über wen, wie sehen die technische Umsetzung und die rechtlichen Aspekte aus. Um all diese Fragen kümmern wir uns mit unseren erfahrenen Leuten und klären Schritt für Schritt die Details und Verantwortlichkeiten.
Schritt 2
Die Post soll strukturiert werden: dafür müssen Postadressen umgeleitet werden, oder die Abholung der physischen Post erfolgt durch ein Servicezentrum, z.B. unserem Partner „Laube“. Sämtliche Briefe in jeder denkbaren Form, die beispielsweise bei Versicherungen, Leistungsfragen betreffen, werden dann zunächst mit Hochleistungs-Dokumentenscannern digitalisiert.
Schritt 3
Die Dateien werden mittels Scan-Client-Software mit den entsprechenden Metadaten für den folgenden Workflow versehen. Je nach Komplexität der Inhalte gilt es Dokumente möglichst detailliert für die automatische Weiterbearbeitung zu kategorisieren - eine Aufgabe, die nur mit einem Mix aus automatisierter Scanprozedur und manueller Dienstleistung zu lösen ist. Genau diesen Mix bieten wir mit unserem Partner an.
Gut zu wissen
Warum kann ich keine Standardlösung kaufen? Die Mischung aus IT-Systemen, die Art und Weise, wie Unternehmen Dokumente verwalten, und die Herausforderungen, denen sie sich gegenübersehen, sind für jedes Unternehmen unterschiedlich. Die Einführung einer effektiven digitalen Poststelle zur Automatisierung der Dokumentenprozess-Workflows erfordert eine maßgeschneiderte Lösung, die möglicherweise in Ihre bestehenden Systeme integriert werden muss.
Weitere Beispiele hilfreicher Technologien, um die Zukunft der Arbeit neu zu formieren und das Beste aus der hybriden – der analogen und digitalen – Welt zu vereinen, sind:
#5 Papierarchive digitalisieren
Ihre Mitarbeiter haben alle Informationen schnell zur Hand und das in den Akten vorhandene Wissen bleibt durch dauerhafte Digitalisierung im Unternehmen verfügbar. Dies reduziert auch die mit Papierarchiven verbundenen Risiken.
#11 Effizienz von Rechnungsläufen steigern
Die Liquiditätssteuerung ist essenziell für jedes Unternehmen. Doch eine manuelle Rechnungsbearbeitung ist ineffizient und fehleranfällig – das kostet Zeit und geht ins Geld. Mit einem einfachen, intelligenten Umgang mit Rechnungen haben Sie Ihren Cashflow im Griff – das spart Zeit und schont die Nerven.
#17 Ortsunabhängiges Drucken in der Cloud
Es ist entscheidend, den Schritt von traditionellen, manuellen Arbeitsweisen hin zu digitalen automatisierten Prozessen zu vollziehen: Die Einführung von cloud-basierten Workflows und Prozessen lässt Sie eine Vielzahl an Arbeitplatzszenarios realisieren - ohne riesige und teure Änderungen in Ihrer IT - und Sie können stets rasch auf neue Anforderungen reagieren.
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