Cloud + KI + Lizenzen:

Wenn im Herbst die Budgetplanung für 2027 startet, läuft sie in vielen Unternehmen noch immer nach einem vertrauten Muster ab: Die Zahlen des Vorjahres dienen als Ausgangspunkt, strategische Projekte werden ergänzt und am Ende entsteht ein Budgetvorschlag für das kommende Geschäftsjahr.

Was jahrelang funktioniert hat, gerät jedoch zunehmend an seine Grenzen.

Denn die größten Kostensteigerungen im IT-Bereich entstehen heute oft nicht mehr durch klassische Investitionsentscheidungen. Sie entwickeln sich schleichend, verteilt über unterschiedliche Verantwortungsbereiche und häufig außerhalb der gewohnten Planungslogik. Besonders drei Bereiche gewinnen aktuell massiv an Bedeutung: Softwarelizenzen, Cloud-Nutzung und KI-Werkzeuge. Betrachtet man sie isoliert, wirken die einzelnen Kosten oft beherrschbar. Zusammengenommen entwickeln sie sich jedoch für viele Organisationen zu einem erheblichen Budgetrisiko.

1. Lizenzen: Der unterschätzte Kostenblock
Kaum ein Unternehmen geht bewusst mit dem Ziel in Vertragsverhandlungen, mehr Software einzukaufen als benötigt wird. Trotzdem zeigt sich in der Praxis immer wieder dasselbe Bild:

• Lizenzen ehemaliger Mitarbeitender sind noch aktiv
• Hochwertige Lizenzpakete werden für einfache Anforderungen genutzt
• Projektbezogene Software bleibt dauerhaft im Bestand
• Nutzungsdaten werden nicht regelmäßig überprüft

Untersuchungen und Erfahrungen aus Software-Asset-Management-Projekten zeigen seit Jahren, dass ein beträchtlicher Teil bezahlter Software nur eingeschränkt oder gar nicht genutzt wird. Die eigentliche Herausforderung ist dabei nicht die Existenz dieser Überlizenzierung. Kritisch wird es, wenn Unternehmen keinen Überblick darüber haben, wo sie stattfindet.Gerade vor Vertragsverlängerungen, Preisanpassungen oder veränderten Lizenzmodellen kann fehlende Transparenz schnell teuer werden.

2. Cloud: Wenn viele kleine Entscheidungen große Kosten verursachen
Während Lizenzkosten meist durch Vertragsentscheidungen entstehen, entwickeln sich Cloud-Kosten kontinuierlich.Eine Testumgebung bleibt länger aktiv als geplant. Ein Service wird für Spitzenlasten ausgelegt, die nur selten auftreten. Daten werden zwischen Regionen transferiert, ohne dass die langfristigen Auswirkungen auf die Kosten ausreichend berücksichtigt werden.Jede dieser Entscheidungen erscheint für sich genommen unkritisch.In Summe entstehen daraus jedoch Kostenstrukturen, die oft erst im Jahresvergleich sichtbar werden.Viele Organisationen verfügen heute über detaillierte Cloud-Rechnungen, aber nur wenige über eine durchgängige Transparenz darüber, welche Kosten tatsächlich geschäftlichen Mehrwert schaffen und welche vermeidbar wären.Hinzu kommt ein weiterer Aspekt: In modernen Hybrid- und Cloud-Umgebungen greifen Lizenz- und Cloud-Management zunehmend ineinander. Unterschiedliche Metriken, virtuelle Infrastrukturen und komplexe Nutzungsmodelle machen eine isolierte Betrachtung immer schwieriger.

Wer den Zusammenhang nicht erkennt, riskiert nicht nur unnötige Ausgaben, sondern auch Compliance-Risiken.

3. KI: Der neue Budgetfaktor
Der dritte Kostentreiber ist gleichzeitig der dynamischste.

KI-Anwendungen halten derzeit in nahezu allen Unternehmensbereichen Einzug. Manche werden zentral eingeführt, viele entstehen jedoch dezentral. Auf der einen Seite stehen strategische Initiativen wie Microsoft Copilot, spezialisierte KI-Plattformen oder zusätzliche Funktionen bestehender Softwarelösungen. Diese Investitionen sind sichtbar und finden ihren Weg in die Budgetplanung. Auf der anderen Seite entstehen zahlreiche kleinere Tools direkt in den Fachbereichen. Sie werden unkompliziert beschafft, oft über bestehende Kreditkarten oder Abteilungsbudgets.

Einzeln betrachtet wirken diese Ausgaben gering. Unternehmensweit summieren sie sich jedoch schnell zu einem relevanten Kostenblock, der in vielen Organisationen weder vollständig erfasst noch aktiv gesteuert wird. Hinzu kommen Fragen rund um Datennutzung, Governance und Compliance. Was früher als Schatten-IT bekannt war, entwickelt sich zunehmend zu einer neuen Form der Schatten-KI.

Das eigentliche Problem: Drei Budgets, keine gemeinsame Sicht
Lizenzen, Cloud und KI werden in vielen Unternehmen von unterschiedlichen Teams verantwortet. Das ist nachvollziehbar, führt aber häufig zu einem entscheidenden Nachteil: Jeder Bereich optimiert seine eigenen Kosten, während die Gesamtsicht fehlt.

Genau an dieser Schnittstelle entstehen oft die größten Einsparpotenziale.

Wer verstehen möchte, wie hoch die tatsächlichen Software-, Cloud- und KI-Kosten sind, benötigt eine zentrale Sicht auf Nutzung, Verträge, Ressourcen und Risiken. Hier gewinnt Software Asset Management zunehmend strategische Bedeutung. Nicht als reine Verwaltungsaufgabe, sondern als Grundlage für fundierte Entscheidungen.

Moderne Plattformen wie jene von Flexera unterstützen Unternehmen dabei, Transparenz über ihre Softwarebestände, Cloud-Ausgaben und Technologieinvestitionen zu schaffen. Dadurch werden Optimierungspotenziale sichtbar, bevor sie zum Budgetproblem werden.

Transparenz wird zum Wettbewerbsvorteil
Die entscheidende Frage für 2027 lautet deshalb nicht mehr ausschließlich:

Wie hoch wird unser IT-Budget sein?

Sondern vielmehr:

Wissen wir ausreichend genau, wofür wir heute bereits Geld ausgeben?

Unternehmen, die diese Frage beantworten können, verschaffen sich einen spürbaren Vorteil.

Sie verhandeln Verträge besser, steuern Cloud-Ressourcen gezielter und können KI-Investitionen auf ihren tatsächlichen Nutzen hin bewerten.

Kurz gesagt: Sie reagieren nicht auf steigende Kosten, sondern gestalten sie aktiv.

Was wir in Loipersdorf zeigen
In unserem Vortrag auf der LSZ CIO Konferenz zeigen wir konkrete Praxisbeispiele aus Projekten und diskutieren unter anderem:

• Wo die größten Einsparpotenziale tatsächlich liegen und welche Muster sich organisationsübergreifend wiederholen.
• Wie sich innerhalb weniger Wochen Transparenz schaffen lässt, ohne neue Datenberge aufzubauen.
• Welche Maßnahmen noch vor der Budgetfreigabe 2027 realistisch umsetzbar sind.
• Wie Unternehmen Lizenzmanagement, Cloud-Kosten und KI-Governance gemeinsam betrachten können.

Darüber hinaus zeigen wir anhand eines Praxisbeispiels, wie aus ersten Analysen konkrete und nachvollziehbare Einsparungen entstehen können.

Treffen wir uns in Loipersdorf
LSZ CIO Konferenz, Loipersdorf | Oktober 2026

Wenn Sie sich aktuell mit steigenden Softwarekosten, Cloud-Ausgaben oder dem wirtschaftlichen Einsatz von KI beschäftigen, freuen wir uns auf den Austausch vor Ort.

Denn oft reichen wenige Minuten Gespräch und die richtigen Daten, um Potenziale sichtbar zu machen, die im Alltag bislang verborgen geblieben sind.