The Future Workplace: Wie COVID-19 die Unternehmen ins Homeoffice schickt

Mit dem Ausbruch der COVID-19 Krise mussten viele Unternehmen schnell reagieren. Homeoffice und Digital Workplace waren in weiten Teilen der österreichischen Unternehmenslandschaft von einem Tag auf den anderen angesagt. Doch wie sind die Unternehmen und MitarbeiterInnen mit diesen, für viele doch neuen Zuständen zurechtgekommen? Diese Frage wurde im Laufe des The Future Workplace Webinars erörtert. Durchs Webseminar führte Daniel Holzinger – seine virtuell geladenen Gäste waren Martina Wenger, Matthias Lichtenthaler und Herbert Lohninger.

Die inhaltlichen Schwerpunkte des Arbeitsrecht-Webinars

Welche Erfahrungen konnten die Unternehmen in den vergangenen zwei Monaten sammeln? Welche Probleme hat die Krise bezogen auf die Arbeitswelt und das Arbeitsrecht verursacht? Und wie kamen innerhalb der Unternehmen adäquate Lösungen zustande?

Was bewirken die gegenwärtigen Lockerungen?

Die Corona-Krise, so die meisten Experten im IT-Bereich, hat in den letzten Wochen einen noch nie da gewesenen Digitalisierungsschub bewirkt. Nun wird diskutiert, wie es in Zukunft weitergehen wird. Ob das Arbeitsleben wieder aufs Büro verlegt wird oder in weiten Teilen der Betriebe das Homeoffice weiter ein Thema sein wird Sind die Unternehmen in Österreich bedingt durch die Corona-Zeit krisenresilienter geworden?

Die Krise hat die Unternehmen fest im Griff

Die Teilnehmenden der Podiumsdiskussion bekamen wichtige Infos bezogen auf die flexible Arbeitsgestaltung. In letzter Zeit haben viele Firmen ihre Angestellten ins Homeoffice geschickt. Für alle Menschen im digitalen Arbeitsambiente war der Umstand, von zuhause aus tätig sein zu müssen, eine Herausforderung. Sofern sie nicht bereits schon vor der Krise mit den Bedingungen und Verhältnissen im Homeoffice vertraut waren. Das Homeoffice war und ist für zahlreiche Menschen belastend. Themen wie Gesundheit, Sorge und Angst standen vielerorts im Fokus.

IT hat in der Krise eine wichtige Rolle eingenommen

Im ersten Schritt musste der Zugriff ermöglicht werden, damit MitarbeiterInnen überhaupt auf Datenapplikationen und Anwendungen zugreifen konnten. Im zweiten Schritt war es wichtig zu schauen, wie Kommunikations- und Zusammenarbeitsprozesse im Unternehmen angemessen etabliert werden können.

Daniel Holzinger stellte seinen Gästen die Frage, was die COVID-19-Maßnahmen für die jeweiligen Unternehmen bedeutet haben:

• Für das Unternehmen von Herbert Lohninger waren die COVID-19-Regelungen in Bezug auf das Homeoffice kein großes Problem. Da die MitarbeiterInnen bereits seit Herbst 2018 Mobil-Working praktizieren. Sie konnten zwei Tage in der Woche außerhalb der Firma arbeiten. Somit war es für den Experten Lohninger keine nennenswerte Umstellung bzw. Belastung oder Herausforderung. Der Lockdown war also nicht so tragisch, es konnten jedoch reichlich Erfahrungen gesammelt werden. Unter Digital-Workplace versteht man heutzutage alle digitalen Arbeitsplätze, wo digitale Prozesse durchgeführt bzw. verwendet werden.
• Matthias Lichtenthaler sprach von Herausforderungen in manchen Bereichen des Unternehmens. Für sein digitales Team war es hingegen überhaupt kein großes Problem. Die Schwierigkeit lag vielmehr in der Interaktion mit den Kunden. Die Umstellung war mitunter insofern unschön, da die Sitzungen bis vor der Krise physisch abgehalten wurden. Es wird zwar an digitalen Kooperationslösungen gearbeitet, dennoch können gewisse Dinge nicht so einfach und schnell im Status des Homeoffice gelöst werden.
• In einem globalen Konzern wie IGT, so Martina Wenger, ist das digitale Arbeiten gut aufgestellt. Die arbeitsrechtlichen Beschränkungen und Regelungen in Österreich sind mit der Arbeitsphilosophie des Konzerns aber nicht zu 100 Prozent kompatibel. Im Unternehmen kann jeder Angestellte dort arbeiten, wo er oder sie möchte, ob im Freibad oder im Biergarten ist einerlei. Hauptsache, die Arbeit wird erledigt. Österreich ist rechtlich allerdings noch nicht in der Lage, all die Problematiken in Bezug auf Homeoffice und Sicherheit (Arbeitsunfall oder Privatunfall etc.) auf Gesetzesebene abzudecken. Martina Wenger wünscht sich deshalb Änderungen herbei und hofft, dass die Krise auch in arbeitsrechtlichen Belangen einen Schwung mit sich bringen wird.

Erstes Umfrageergebnis: Wie haben Sie die Umstellung auf Homeoffice empfunden?

Die Tools für Kommunikation und Zusammenarbeit spielen eine ganz wichtige Rolle. Der Moderator fragte die Experten, wie es ihnen ergangen ist in den letzten Wochen, mit den zahlreichen Online-Meetings, die stattgefunden haben bzw. noch immer stattfinden. Das Gefühl, von einem Meeting ins nächste zu rutschen, war und ist gegeben. Oft entsteht der Eindruck, dass kaum noch Zeit bleibt, um zwischendurch ein Glas Wasser zu holen. Es kommt einem so vor, als wäre man im Homeoffice den ganzen Tag durchgetaktet, viel stärker, als es im Büro eigentlich üblicherweise der Fall ist.

• Für Martina Wenger war kein Unterschied spürbar. Zumal sie immer durchgetaktet ist, egal ob sie im Büro oder zuhause ihre Arbeit verrichtet. Menschen in ihrer Branche sind das Remotearbeiten gewohnt.
• Eine gewisse Umstellung war es für Matthias Lichtenthaler. Zumal der größte Kunde, das Finanzministerium, gegenüber von seiner Firma liegt. Einigen MitarbeiterInnen ist die Umstellung nicht leichtgefallen, da der Austausch mit Kollegen und Kunden beim Mittagsessen komplett ausfiel. Das Arbeiten verteilte sich auf den Vormittag und die späten Abendstunden, da ihn seine zwei kleinen Kinder nachmittags gerne und vermehrt in Anspruch genommen haben. Somit ist selbst ihm, der sich als ein „Ober-digital-Fuzzi“ bezeichnet, der Prozess nicht allzu leichtgefallen.
• Herr Lohninger sieht sich in seiner Arbeit durchgetaktet. Somit war für ihn persönlich das Arbeiten im Homeoffice nicht viel anders, als gewohnt. Vor der Krise gab es im Büro mehr Bewegung, es wurden mehrmals am Tag die Meetingräume gewechselt. Doch neben der gesundheitlichen Situation darf auch die soziale Komponente nicht außer Acht gelassen werden. Die zielorientierte Pflichterfüllung im Arbeitsumfeld sollte deshalb niemals auf Kosten der zwischenmenschlichen Beziehungen gehen.

Zweites Umfrageergebnis: Was hat Ihnen im Homeoffice am meisten gefehlt?

Wie sieht es mit den kulturellen Aspekten und Voraussetzungen aus?

Da spielt natürlich auch die Vertrauenskultur eine große Rolle. Etliche Führungskräfte haben sich auf das Thema Homeoffice hin kritisch geäußert. Denn wie soll es möglich sein, Leute gut zu führen, die man nicht vor sich hat? Die kulturellen Aspekte und Voraussetzungen, so Herr Lohninger, waren bereits ausreichend in der Organisation vorhanden. Zudem war schon genügend Changemanagement erlaubt. So konnten die Führungskräfte bereits im Vorfeld bestens geschult werden.

Herr Lichtenthaler sprach davon, dass es nicht darum ging, seine MitarbeiterInnen im Homeoffice zu kontrollieren, sondern die tägliche Situation abzubilden. So war das Vertrauen da und ein bisschen mehr Transparenz möglich. Auch das Abfangen von Stimmungen im Büro ist für eine Führungskraft wichtig. Virtuell ist dies deutlich schwieriger.

Das Team von Frau Wenger war und ist großteils gut aufgestellt. Es gab im Zuge der Corona-Krise regelmäßige virtuelle Updates. Demzufolge war es möglich, sich untereinander in puncto Information auf lockere Art und Weise austauschen. Den meisten vom IGT-Team gingen die physischen Kontakte im Büroalltag ab. Die Rahmenbedingungen fürs Homeoffice sind in Österreich aufgrund der Gesetzeslage nicht unbedingt geeignet bzw. alles andere als optimal, um ein sinnvolles und effizientes Arbeiten von daheim aus zu ermöglichen.

Drittes Umfrageergebnis: Würden Sie weiterhin verstärktes Homeoffice für Ihr Unternehmen empfehlen?

Mehr Produktivität durch Homeoffice?

Manche Studien legen Zahlen vor, dass die Produktivität im Kontext Homeoffice wächst, der Rest der Studien geht nicht von einer Steigerung aus. Die MitarbeiterInnen sollten jedenfalls nicht überlastet werden. Häufig hängt das auch von den Abteilungen ab und wie diese aufgestellt sind. In Hinblick auf die Teamstruktur waren abhängig vom Arbeitsplatz letztens sehr wohl Effizienzverluste in den Betrieben zu verzeichnen.

Daher gilt es auch zukünftig, die digitalen Arbeitsplätze effizienter zu gestalten. Frau Wenger vertritt die Ansicht, dass es auf die Zukunft bezogen der einzig wahre einzuschlagende Kurs ist, die Arbeitsplätze sinnvoll zu gestalten. Nur auf diese Weise können MitarbeiterInnen von Unternehmen ihrer Tätigkeit auch weiterhin mit guter Leistung und dem nötigen Engagement nachgehen. Ganz unabhängig davon, wo sie nun ihre Leistungen bringen. 

Fazit aus unserem The Future Workplace Webinar:                                          

Homeoffice war und ist ohne Frage eine wichtige Maßnahme, um die Verbreitung des Corona-Virus einzuschränken. Hunderttausende Österreicher haben ihren Arbeitsplatz im Büro gegen das Homeoffice in den eigenen vier Wänden eingetauscht. Unsere Expertenrunde, bestehend aus Martina Wenger, Matthias Lichtenthaler und Herbert Lohninger, hat im Laufe unseres Webinars für besonders interessante Einblicke gesorgt. Probleme und neue Chancen wurden erörtert. Wie lange das Coronavirus grassieren wird, ist unklar. Doch Homeoffice, da sind sich die Experten einig, wird in Zukunft eine überaus tragende Rolle spielen.