Effizient, übersichtlich, schnell
An kaum einem Arbeitsplatz haben die Menschen mehr Eingangspost zu bewältigen als in Behörden: Der Service für die Bürger*innen basiert auch heute noch zu großen Teilen auf dem guten, alten Briefverkehr. Wie passt das zusammen mit einer modernen Verwaltung, die eigene Digitalisierungsstrategien entwickeln und eine agile Unternehmenskultur leben möchte? Der Schlüssel liegt im digitalen Posteingang – Behörden können bestenfalls mehrere Stufen der digitalen Transformation auf einmal zünden.
Eingangspost – die tägliche Flut in der öffentlichen Verwaltung
Briefe, Briefe und nochmals Briefe – die Beamt*innen und Mitarbeiter*innen in Behörden stehen jeden Tag aufs Neue einer wahren Flut von Eingaben, Formularen, Anträgen, Anfragen, Antworten, Beschwerden, Stellungnahmen, Angeboten und Rechnungen gegenüber. Die Eingangspost zu öffnen, zu prüfen, zu sortieren, zu stempeln, der richtigen Stelle, Sachbearbeiter*in oder Akte zuzuordnen und über Zweigstellen und Häuser hinweg zu verteilen, beschäftigt ganze Abteilungen und nimmt viel Zeit in Anspruch. Die Bürger*innen erwarten heute allerdings, dass ihre Anliegen schnellstmöglich bearbeitet werden – und der Druck aus der Politik, die Effizienz in der Verwaltung zu erhöhen, steigt. Zwar gehen heute nicht mehr alle Mitteilungen in Papierform ein - auch per E-Mail und über digitale Portale gehen Informationen ein. Das Nebeneinander der verschiedenen Quellen und Kanäle zu beherrschen und keine Nachricht zu übersehen, ist aber in manchem Amt zur zusätzlichen täglichen Herausforderung geworden.
Mit dem digitalen Posteingang arbeiten Behörden wie agile Unternehmen
Längst sind viele Behörden dazu übergegangen, den Posteingang zu digitalisieren – oder denken das zumindest. Denn tatsächlich bietet digitale Eingangspost viel mehr Potenziale als nur das Einscannen von Briefen. Um bei der digitalen Transformation voranzukommen, stehen für die öffentlichen Verwaltungen mehrere Stufen der Digitalisierung bereit, die sie nacheinander oder sogar gleichzeitig angehen können. Möglich machen es moderne Enterprise Content Management-Systeme (ECM-Systeme), wie sie auch in fast allen Großunternehmen sowie zunehmend im Mittelstand zum Einsatz kommen. Die smarte Lösung kann Dokumente und Dateien – egal aus welcher Quelle – einheitlich digital erfassen, klassifizieren, verteilen und archivieren.
1. Stufe: Eingangspost automatisch scannen und ablegen
Papierdokumente digital zu erfassen, ist zwar nur ein Teilbereich des digitalen Posteingangs – allerdings ein sehr wichtiger. Eine zuverlässige und leistungsstarke Erfassungslösung kombiniert Hard- und Software, um manuelle Arbeiten so gering wie möglich zu halten und ein Maximum an Arbeitserleichterung zu erzielen. Die Eingangspost wird automatisch vorsortiert, geöffnet, in optimaler Auflösung eingescannt, in eine PDF-Datei konvertiert, nach einem vorgegebenen Schema benannt und mittels Texterkennung (OCR) durchsuchbar gemacht. Scan-to-Mail-Lösungen und Scan-to-Folder-Lösungen legen die Dokumente automatisch anhand vorgegebener Kriterien in vorhandenen Ordnerstrukturen ab oder leiten sie mit einer einfachen Dokumentlenkung an die richtigen Fachbereiche und Empfänger*innen weiter. Statische Erfassungslösungen können ein höheres Tempo in die Bearbeitung der Korrespondenz bringen – allerdings lediglich am Anfang des Lifecycles eines Vorgangs. Um aber die digitale Transformation wirklich in Schwung zu bringen, lohnt es sich, über gesamte Prozesse, Vorgänge und Akten hinweg Effizienz und Geschwindigkeit in die Behörde zu bringen.
2. Stufe: Mit smarten Dokument-Workflows die tägliche Arbeit erleichtern
Die eigentliche Stärke eines modernen ECM-Systems liegt in den Workflows, also automatisierten Arbeitsabläufen. Und diese greifen sofort nach dem Einscannen. Eine künstliche Intelligenz reichert das Dokument um Zusatzinformationen und Schlagworte an, erkennt aus der OCR-Erfassung den Dokumenttyp und lernt selbstständig mit jedem Blatt dazu. So wird die automatisierte Klassifizierung, Ablage und Übergabe an Drittsysteme immer zuverlässiger. Statt in vordefinierten Ordnern zu speichern, kann ein ECM-System von sich aus digitale Akten bilden und Beziehungen zwischen den Dokumenttypen sowie Verknüpfungen zwischen einzelnen Informationen schaffen. Anschließend leitet es die Information nach dynamischen Regeln der richtigen Person oder Abteilung zu und führt definierte Aktionen aus. Zudem übernimmt das System die zweifelsfreie Versionierung für eine vereinfachte Zusammenarbeit. Es ermöglicht spezielle Berechtigungen genauso wie intelligente Dokumentlenkung, automatisierte Prüf- und Freigabeprozesse und die Verknüpfung mit den verschiedensten Fremdsystemen. Ganz nebenbei integriert es Informationen aus anderen Quellen – E-Mails, Telefonnotizen oder Eingaben aus Systemen – in die Akte. Kurz: Digitale Workflows machen Dokumente lebendig und vereinfachen damit ganze Arbeitsabläufe.
3. Stufe: Digitale Archivierung der Eingangspost
Mit der Bearbeitung eines Vorgangs endet aber der Lifecycle von Dokumenten noch nicht: Sie müssen revisionssicher abgelegt und rechtssicher archiviert werden. Je nach Dokumentlebenszyklus und Datenschutzvorgaben kann auch eine Vernichtung nach einer bestimmten Zeit notwendig sein. ECM-Systeme stellen dies sicher – und ermöglichen es, digital erfasste Dokumente der Papierablage gleichzustellen. Denn während in klassischen Ordnerstrukturen verschiedenste Versionen einer Datei an unterschiedlichen Orten unentdeckt abgelegt sind, organisiert ein ECM-System die Ablage an zentraler Stelle. So lässt sich detailliert definieren, wer wann auf welche Daten zugreifen darf, wie lange sie bestehen bleiben und was nach Ablauf von Fristen passieren soll. Einmal eingerichtet, ist eine manuelle Kontrolle im Prinzip überflüssig. Auf diese Weise bringt ein ECM-System über den ganzen Lebenszyklus der Eingangspost Geschwindigkeit, Sicherheit und Leichtigkeit in die Dokumentbearbeitung bei der öffentlichen Verwaltung.
Eingangspost – und dann? Der digitale Reifegrad in Behörden
Arbeitet die Verwaltung wie eine Amtsstube von anno dazumal oder wie ein agiles Unternehmen? Welche Möglichkeiten gibt es über die digitale Eingangspost hinaus? Was fehlt, um die digitale Transformation in der Behörde voranzubringen? Und wo steht das Amt eigentlich im Moment? Konica Minolta hat ein interaktives Tool entwickelt, das innerhalb weniger Minuten einen Überblick zum Stand der Digitalisierung liefert: die kostenlose DX360° Reifegrad-Analyse zur digitalen Transformation. In einem leicht zu beantwortenden Fragebogen erfasst der Assistent wichtige Basis-Informationen zu Arbeitsweisen, Prozessen und Tools. Nach nur zehn Minuten sind alle Fragen beantwortet und der Algorithmus gibt erste Erkenntnisse zum Digitalisierungs-Reifegrad der Behörde aus: „Aufsteiger“, „Digitalisiert“, „Integriert“ oder „Transformiert“. Dabei betrachtet die DX360° Reifegradanalyse die Aspekte Flexibilität, Effizienz und Nachhaltigkeit, Mobilität, Sicherheit und Compliance, Produktivität und Zusammenarbeit sowie Analytik und Intelligenz. Stärken und Schwächen in bestimmten Bereichen der Verwaltung kommen so zum Vorschein und liefern die Grundlage für eine detaillierte Analyse und Beratung durch die Consultants von Konica Minolta.
Konica Minolta unterstützt Behörden bei der digitalen Transformation
Mit über 20 Jahren Erfahrung in der Umsetzung von Digitalisierungs-Projekten gehört Konica Minolta zu den renommiertesten Systemhäusern in Österreich – und unterstützt die öffentliche Verwaltung von der Reifegradanalyse über die Implementierung eines ECM-Systems bis zur Einrichtung von intelligenten Workflows für die digitale Eingangspost. Finden Sie gemeinsam mit uns heraus, wie weit ihre Behörde bei der Transformation ist und gehen Sie den nächsten Schritt zu mehr Service, Tempo und Effizienz!
Homepage von Konica Minolta: https://www.konicaminolta.at/
Weiterführende Informationen zum digitalen Posteingang: https://www.konicaminolta.at/de-at/solutions/it-solutions/digitaler-posteingang
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