Wie Sie als CTO oder IT-Manager:in Ihr Executive Board wirklich überzeugen

Ob CTO, IT-Leiter:in oder CDO – Sie kennen die Situation: Sie haben eine technologische Vision, ein klares Ziel, vielleicht sogar einen Business Case – und trotzdem scheint das Executive Board nicht „anzuspringen“. Budgetgespräche verlaufen zäh, Projektprioritäten werden verschoben, strategische IT-Themen finden im Top-Management kaum Gehör. Woran liegt das?

Der Kommunikationsprofi und Storytelling-Experte Harald Kopeter gab auf der Rise of Tech Konferenz 2025 eine pointierte Antwort: „Es liegt selten an der Technik – fast immer an der Art, wie wir darüber sprechen. Und zwar nicht nur was wir sagen, sondern wie“.

Kopeter eröffnet seinen Vortrag mit einem simplen, aber oft unterschätzten Punkt: Menschen kommunizieren unterschiedlich – visuell, auditiv oder kinästhetisch. Wer etwa sagt: „Ich sehe das Problem nicht“, reagiert visuell. Wer meint: „Davon habe ich noch nie gehört“, denkt auditiv. Und wer sagt: „Ich begreife das nicht“, reagiert kinästhetisch – er will fühlen, berühren, erfassen.

Als IT-Verantwortliche:r bedeutet das: Wenn Sie Stakeholder überzeugen wollen, reicht es nicht, logisch zu argumentieren. Sie müssen auch spüren, erzählen und anknüpfen – auf mehreren Wahrnehmungsebenen gleichzeitig. In einem heterogenen Boardroom treffen oft alle drei Typen aufeinander. Wer nur in Daten und Tabellen denkt, läuft Gefahr, an vielen vorbeizureden.

Was war? Was ist? Was wird sein? Dieses Dreigestirn bezeichnet Kopeter als eine der einfachsten, aber wirkungsvollsten Kommunikationsstrukturen überhaupt. Egal ob Sie dem CIO einen Projektstatus erklären, ein Budget pitchen oder Veränderungen in der IT-Strategie vermitteln – dieses „Mini-Drehbuch“ funktioniert immer.

Ein Beispiel:

• Was war: Unsere On-Prem-Infrastruktur war hochkomplex und störanfällig.
• Was ist: Wir befinden uns mitten im Migrationsprozess zur Hybrid Cloud, 95 % sind abgeschlossen.
• Was wird sein: In Q4 betreiben wir alle kritischen Workloads resilient, skalierbar und 20 % günstiger.

Das wirkt stärker als jede PowerPoint-Slide. Warum? Weil es nicht nur Informationen liefert, sondern Relevanz schafft.

Was für Rhetoriklehrbücher gilt, lässt sich direkt auf den Alltag in der IT-Führung übertragen. Kopeter verweist auf Aristoteles und seine drei Säulen überzeugender Kommunikation:

• Logos – die Logik: Fakten, Daten, Architektur, Zahlen.
• Ethos – die Glaubwürdigkeit: Wer spricht? Welche Autorität hat die Person? Studien und Expert:innenmeinungen zählen hier.
• Pathos – das Gefühl: Warum betrifft mich das? Was verändert sich?

Gerade in der technisch geprägten Welt von CIOs und CTOs überwiegt oft der Logos-Anteil. „Doch Emotionen schlagen Argumente“, sagt Kopeter. Wer seine Stakeholder wirklich erreichen will, muss sie nicht nur verstehen, sondern ´berühren´ – auch wenn das für viele in der IT ungewohnt ist.

Kommunikation wird nur dann wirksam, wenn sie als ´relevant´ empfunden wird. Kopeter nennt vier Prinzipien relevanter Kommunikation:

1. Ähnlichkeiten wirken stärker als Unterschiede.
2. Gesichter bleiben besser im Gedächtnis als Zahlen.
3. Geschichten übertrumpfen Daten.
4. Struktur schafft Vertrauen.

In der Praxis bedeutet das: Nutzen Sie bekannte Marken oder Expert:innen, um Autorität aufzubauen. Verweisen Sie auf Studien – etwa von Gartner, McKinsey oder Forrester. Und arbeiten Sie mit Analogien, die das Board kennt. Der einfache Satz „Das ist wie unser ERP-Projekt damals – nur mit Echtzeitdaten“ kann Brücken schlagen, wo Fachbegriffe Mauern bauen.

„Wer Budgets will, muss vorbereitet sein“, sagt Kopeter. In der Praxis bedeutet das: Jede Kommunikation mit C-Level muss sitzen. Was war, was ist, was wird sein? Welcher Nutzen entsteht für das Unternehmen? Welche Risiken bestehen, wenn nicht gehandelt wird?

Und vor allem: Was will das Gegenüber wissen?

Ein Projekt ist nicht „noch zu 5 % offen“, sondern „schon zu 95 % abgeschlossen“. Diese sprachliche Feinheit nennt sich Framing und sie beeinflusst, wie Botschaften aufgenommen werden. Wer technologische Themen positiv und lösungsorientiert framed, erhöht die Erfolgswahrscheinlichkeit – nicht nur in der Kommunikation, sondern oft auch im Projekt selbst.

Ein weiteres Kernthema des Vortrags: Feedbackkultur. Wer kein Feedback bekommt, kann sich nicht weiterentwickeln. Doch viele in der IT meiden Feedback – aus Angst vor Kritik. Kopeters Appell: „Wenn du keine Kritik willst, dann sag nix, sei nix.“ Führung beginnt dort, wo Kommunikation stattfindet – auch im Unbequemen.

1. Verlassen Sie die Fachsprache.
   Ihre Aufgabe ist es nicht, Ihre Technologie zu erklären – sondern den Nutzen zu vermitteln. IT ist Mittel zum Zweck und der Zweck ist immer geschäftlich.
2. Nutzen Sie die Magie der Drei.
   Was war, was ist, was wird sein – oder: Was, Warum, Was jetzt? Diese Strukturen geben Orientierung. Dem Board. Ihren Teams. Und Ihnen selbst.
3. Machen Sie Kommunikation zur Führungsdisziplin.
   Wer andere bewegen will, muss ihre Sprache sprechen. Nicht vereinfachen, sondern verständlich machen. Nicht unterhalten, sondern überzeugen.

Wer als CTO oder IT-Manager:in sein Executive Board überzeugen will, braucht mehr als ein Budget-Sheet und eine Roadmap. Es braucht die Fähigkeit, Technologie in Bedeutung zu übersetzen – in Sprache, die verstanden wird. In Bildern, die bleiben. Und in Geschichten, die tragen.

Oder wie Harald Kopeter es auf den Punkt bringt: „Kurz. Klar. Bildhaft. So kommunizieren Sie wirksam.“